En este artículo encontrarás las 4 Etapas del proceso Administrativo:
En la actualidad las empresas están en constante ejercicio, porque contienen un sin número de responsabilidades. Estas responsabilidades necesitan un orden adecuado y utilizan:
Las Etapas del Proceso Administrativo (Planificación, Organización, Dirección, y Control): ya que son necesarias para el desarrollo de un proyecto.
Etapas del PROCESO ADMINISTRATIVO
El Proceso de Administración se considera como una actividad de administración compuesta de sub actividades que llevadas de una manera correcta ayudan a que se cumplan los objetivos propuestos.
Para que una organización alcance sus objetivos, el administrador debe establecer etapas del proceso de administración. Llegando ha ser una potente herramienta que permite enfocarse en resultados de misión y visión de una sociedad.
El proceso de administración se aplica para administrar los recursos propios de la empresa: mano de obra y finanzas; ya que con una buena administración logra sus objetivos.
Concepto de administración
Definición: La administración es una actividad que tiene la capacidad de gestionar, dirigir y saber distribuir adecuadamente los recursos, beneficiando a una organización.
El proceso de administración está conformado por un orden sucesivo conducido por reglas, actividades y políticas creadas por una empresa o organización determinada, con el propósito de tener resultados eficientes, consistentes.
Administración: Ciencia social que persigue la satisfacción de los objetivos.
Origen de la administración
Muchos autores afirman que la administración nace junto con el hombre, ya que ha lo largo del tiempo el hombre siempre ah tenido la necesidad de realizar un proceso administrativo para tomar sus propias decisiones.
Antes de Fayol se pensaba que los gerentes nacen y no se hacen, él insistía que administrar era como cualquier otra habilidad que se podía enseñar.
Henry Fayol
Henry Fayol (29 de julio de 1841), nació en Constantinopla, se graduó a los 19 años en Ingeniería de minas. Es el creador del fayolismo o administración positiva, donde su mayor aporte fue estudiar y escribir los problemas que dejó Frederick Winslow Taylor con «Principio de administración por excepción «.
Fayol hizo grandes aportes a la administración.
Henry Fayol coincide que toda organización debe tener grupos para un mejor control:
- Funciones Técnicas: realización de productos o servicios
- Funciones comerciales: La organización saber negociar (compra y venta).
- Funciones financieras: Gestión financiera para evitar problemas económicos.
- Funciones contables: control de inventarios, registros, costos, etc.
- Funciones de seguridad: seguros para la empresa y los colaboradores.
- Funciones administrativas: coordinar las funcionas anteriores.
Proceso administrativo = Mejor estrategia de administración.
¿Qué es el PROCESO ADMINISTRATIVO?
La administración se definió como la interpretación de los objetivos propuestos por una organización y transformándola como una acción fundamentada, utilizando los métodos del proceso administrativo con el fin de alcanzar objetivos de la manera más adecuada a la situación
Para entender el proceso administrativo, primero tenemos que definir cada uno:
Proceso administrativo según autores
Para Herbert Simon, y Bictor Thomson (1990): «Cuando dos hombres cooperan para rodar una piedra, porque ninguno habría podido moverlo solo, es cuando ha aparecido los cimientos de la administración«:
Según la Real Academia Española, Proceso es: un conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.
Entonces, El Proceso Administrativo consiste en acciones que se van a ejecutar secuencial mente; es un conjunto de pasos que hay que seguir para solucionar un problema en la administración o mejorar su situación actual.
Se establecen objetivos, metas y estrategias para llevar un mejor control del proceso.
Etapas del proceso administrativo
En otras ciencias y disciplinas existen principios y leyes que se percatan durante su aplicación. Y los principios que se utilizan en el proceso administrativo han sido debidamente reconocidos, porque ellos son los que promueven la competitividad y el éxito de la empresa.
¿Cuáles son las etapas del proceso administrativo?
Las Etapas del proceso administrativo son un conjunto de pasos que sirven para dar soluciones a problemas que ocurren día a día en una organización. El encargado de realizar la etapa de administración de inicio a fin es el administrador.
Dentro de las etapas del proceso administrativo se encuentran dos fases:
- Fase mecánica: Se establece el Que hacer y Como hacer. Dentro de la fase mecánica está la planificación y la organización.
- Fase dinámica: Como se maneja y controla la organización. Dentro de la fase dinámica está la dirección y el control.
¿Cuál es la función del proceso administrativo?
La función del proceso administrativo es igual a las etapas del proceso administrativo.
Aquí te presentaré paso a paso cada una de las etapas del proceso administrativo:
1. Planificación:
La planificación (proyección) es la base de las etapas del proceso administrativo, consiste en saber que dirección tomaremos para lograr nuestros objetivos. Aquí se fijan los objetivos a seguir. También es el proceso de preferencia de los objetivos, metas, así para alcanzar niveles altos de crecimiento.
«Lo más importante de este mundo no es saber donde estamos, si no hacia donde vamos». Goethe
Características
- Hay que conocer la palabra clave que es la «Proyección»
- Mediante la planificación realizamos una auto crítica de como estamos ahora y que tenemos que hacer para llegar a lo que nos proponemos.
- Anticipa los problemas.
- Se elabora un «Plan Estratégico»
- Aprovecha todos los aspectos positivos de todo lo que lo rodea.
- Establece como será el procedimiento que se va llevar.
- Realizamos un análisis «FODA» (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).
- Creamos una misión, objetivos o metas, estrategias, políticas, procedimientos, reglas, programas y presupuestos.
- Ayuda a tomar buenas decisiones.
Elementos claves
- Plazos Fijos.
- Trabajo en equipo.
- Tener una buena relación con los que están elaborando el proyecto.
- Planificación de ingresos y salidas.
- Presentación de información verdadera.
- Trabajo en equipo.
- Creación de un sistema de detección de riesgos.
- Evitar incumplir los tiempos establecidos.
- Todas las actividades que se hagan o piensen elaborarlas, se debe conversar en equipo teniendo en cuenta las ventajas y desventajas.
- Siempre tener en cuenta las lecciones aprendidas para evitar el mismo error.
- Los recursos que posean se deben consumir equilibrada sin exagerar.
2. Organización:
La organización es la etapa en donde se determinara el ¿Por qué? ¿Como hacerlo? ¿Quién lo hará? de una organización para lograr los objetivos propuestos.
Se organizan las tareas y/o funciones que cumplirá cada uno, se designa a un jefe para que le brinden sus reportes personales.
Se establece una relación entre los recursos humanos (la mano de obra) y los recursos económicos (dinero que se establece para inversión en activos, mercadería, entre otros gastos), se combinan estos recursos para alcanzar una producción exitosa.
Desarrollo de la Organización
- Describe la que se realizará.
- Dividir las tareas.
- Agrupar tareas relacionadas.
- Acoplar el trabajo elaborado.
- Realizar seguimiento a la información presentada, y volver a organizar.
Características
- Asignación de tareas.
- Conocemos cuantas personas son necesarias para cubrir los puestos asignados.
- Designaremos a los responsables para que realicen determina función.
- Asignación de áreas y como se agrupan.
- Se establece a quienes dirigen y quienes rinden cuentas.
- Organizar quien toma las decisiones y en que momento.
- Elaborar un organigrama para un mayor control y gestión.
- Se abastece los materiales para elaborar una coordinación horizontal y vertical.
3. Dirección:
Dentro de las etapas del proceso administrativo el líder debe tener vocación para poder dirigir a su equipo hacia la meta.
El que está a cargo de llevar el proceso administrativo tendrá que optar por habilidades de liderazgo y motivación; ya que en esta etapa debe influir en el grupo y guiarlos hacia la meta.
La dirección se relaciona con la «Ejecución» de las metas, objetivos y planes de una organización para llevarlos acabo, desarrollando esfuerzos del grupo social.
La dirección trabaja de la mano con la ejecución de planes como:
Componentes:
- Motivación e higiene de Herzberg: Contiene factores de mantenimiento (Administración, Inspección, Sueldo, Relaciones personales, Condiciones de Trabajo), y los Factores Motivacionales (Ejecución, Premiación, Responsabilidad y el Progreso).
- Decisiones: Describe el problema, analiza el problema, evaluar alternativas (Factores tangibles intangibles) (Análisis Marginal) (Análisis de costo – efectividad), escoge la mejor alternativa y aplica una decisión.
- Liderazgo y Supervisar: Si estos campos trabajan juntos y adecuadamente se puede ver que vemos buenos resultados de los colaboradores, porque entendieron muy bien la forma del proceso explicado llevando a la organización al éxito.
- Comunicación: La comunicación tiene que ser clara, debe integrar a los miembros de la empresa, aprovecha información informal para convertirla en formal, la información brindada debe ser en forma moderada y se debe pasar por los canales estrictamente asignados.
Principios:
- Impreciso de mando:
- Del objetivo
- Jerarquica
- Supervisión directa:
- Resolución de conflictos:
- Aprovechamiento del conflicto:
Características
- Cumplir las metas establecidas en la planificación y la organización.
- Se establece una comunicación para que un organización o proyecto funcione adecuadamente.
- Se trata en lo posible de motivar constantemente.
4. Control
El Control es la última etapa del «Proceso de Administración«, mediante esta etapa podemos medir los resultados obtenidos y analizarlos; Si no fueron los resultados del control proceso administrativo esperado tendremos que volver a repetir el ciclo del proceso administrativo, ya que el control es un proceso de comparar y corregir.
«El secreto del éxito es ser dueño de nada, pero el control de todo»- Nelson Rockefeller
Características
- Compara los resultados con los anticipados.
- Control proceso administrativo debe ser preciso.
- Criterio razonable y coherente.
- Flexible (modificable).
Importancia de las etapas del proceso administrativo
Cada organización debe tener su proceso administrativo para poder obtener resultados a largo plazo, para ellos de debe tomar en cuenta las 4 etapas.
«La administración es disciplina, puesta en práctica». Stephen Covey
Referencias: