Qué es la eficacia y la eficiencia

Al analizar las etimologías de las palabras eficacia y eficiencia, ambas derivan del verbo "efficiere", término que identifica la realización de una determinada acción.

Esto ha llevado a menudo a considerar erróneamente ambos conceptos como similares, pero desde el punto de vista de la organización empresarial, existen diferencias sustanciales entre eficacia y eficiencia.

La eficacia se refiere a la capacidad de una empresa para alcanzar un objetivo.

La eficiencia se refiere a su capacidad para lograrlo, utilizando los recursos necesarios.

Estos dos conceptos son fundamentales en la planificación y el control de las actividades empresariales individuales, ya que si se realizan los procesos de eficacia y eficiencia, se pueden conseguir resultados óptimos con un mínimo desembolso económico.

La mejor manera de entender el valor de estos dos sistemas, eficacia y eficiencia, es representar la actividad de una empresa eficaz y eficiente como una línea recta. En cambio, cuando faltan estos elementos, se produce un enorme gasto de recursos para lograr un objetivo.

eficacia y eficiencia
Eficacia y Eficiencia = Efectividad
Índice

    ¿Cuáles son las características de la eficacia y eficiencia empresarial?

    La eficacia y eficiencia de las empresas están influidas por una serie de elementos. En primer lugar, hay que tener en cuenta la propia naturaleza de la empresa, es decir, el objetivo para el que fue creada y su tipo de organización.

    De hecho, estos dos procesos en una industria manufacturera implican principios diferentes que en una empresa con relaciones públicas o una empresa especializada en ofrecer una gama de servicios.

    Además, hay que tener en cuenta la organización de la propia empresa, con los tipos de funciones que se establecen e intervienen dentro de las actividades para conseguir un objetivo concreto.

    Especialmente hoy en día, gracias a la innovación tecnológica, existe una gran tendencia a simplificar las actividades individuales, lo que puede provocar una diferencia entre la eficacia y la eficiencia.

    Otro aspecto que caracteriza a estos dos conceptos eficacia y eficiencia, es el tipo de objetivo fijado, ya que puede ocurrir que se elija un objetivo que sea eficaz y aporte valor a la empresa, pero también puede ocurrir que la dirección de la empresa evalúe un objetivo que suponga un mayor gasto de recursos con resultados ineficaces.

    Por último, también hay que tener en cuenta los clientes a los que nos dirigimos, que requerirán una serie de recursos para lograr la eficacia y la eficiencia de la empresa.

    Quién está predispuesto a la eficacia y eficiencia de la empresa

    Comprobar si una empresa es eficiente y eficaz es una tarea que se asigna al controlador en el control de la gestión.

    Esta cifra varía según el tipo de estructura de la empresa. En las pequeñas empresas, será el propio empresario y propietario quien controle la consecución de los objetivos y la eficacia de los procesos para alcanzarlos.

    En las empresas medianas, se puede designar una figura estrechamente vinculada a las funciones de dirección, que tendrá la tarea de identificar el rendimiento de los distintos procesos empresariales en función de su eficiencia y eficacia.

    La del interventor es una función cada vez más diferenciada a medida que se amplían las actividades de las empresas, por ejemplo las de mayor tamaño.

    Cómo se consigue la eficacia y la eficiencia empresarial

    El fomento de la eficiencia y la mejora de la eficacia son aspectos que pueden marcar la diferencia en un mercado muy competitivo en el que la revolución digital ha llevado a la necesidad de obtener resultados inmediatos y gestionar cuidadosamente los recursos.

    A continuación, definiremos las estrategias y los procesos para alcanzar los objetivos y la eficacia.

    Definir los objetivos

    Identificar los resultados que hay que conseguir es el primer aspecto de la mejora de la eficacia de una empresa, ya que todos los departamentos implicados en el proceso de producción podrán centrarse en un objetivo preciso, conociendo sus tareas.

    A su vez, la elección de los objetivos debe ser concreta y realista para no generar confusión y desperdiciar recursos.

    Procesos de programación

    El siguiente paso es aplicar las estrategias que permitirán alcanzar el objetivo, evaluando cuidadosamente qué funciones empresariales deben participar y qué procesos son necesarios.

    El aspecto de la planificación es decisivo para que una empresa sea eficiente, ya que hay que establecer el conjunto de actividades destinadas a alcanzar un objetivo:

    Desde la elección de las competencias hasta el nombramiento de los directivos, desde la producción hasta la coordinación, desde la organización administrativa hasta las operaciones de marketing y ventas.

    EFICACIA y EFICIENCIA
    Eficacia y Eficiencia

    Gestión de recursos

    Utilizar los recursos de la forma más adecuada y sin derroches es indispensable para que una empresa pueda conseguir un resultado de eficacia y eficiencia, y, por tanto, ser eficaz, pero al mismo tiempo poder conseguirlo de forma que se maximicen las necesidades de tiempo, el despliegue de personal y los gastos de capital.

    La gestión cuidadosa de los recursos es cada vez más importante, sobre todo cuando estos son limitados.

    Coordinación de las funciones empresariales

    La eficacia y la eficiencia corporativas requieren una sinergia dentro de los distintos departamentos de una empresa, gracias a la cual será posible alcanzar el objetivo fijado en el menor tiempo posible y con el mínimo de recursos.

    En esta perspectiva, la coordinación de las funciones empresariales adquiere un papel decisivo, lo que ofrece la posibilidad de encontrar el equilibrio adecuado entre eficacia y eficiencia.

    Este aspecto es muy relevante, ya que a menudo puede ocurrir que un objetivo esté correctamente definido, pero la falta de cooperación entre las distintas secciones de la empresa hace que las actividades de esta sean ineficaces.

    Por el contrario, en otras ocasiones, la excesiva eficacia de una sección puede hacer que se pierda de vista cuál es el verdadero objetivo.

    Cómo medir la eficiencia y eficacia de una empresa

    La medición de la eficiencia y la eficacia de las empresas son factores indispensables para su rendimiento.

    Para ello, una serie de indicadores pueden ser útiles para considerar la relación entre los resultados deseados, los resultados obtenidos y los medios empleados.

    En cuanto a la eficiencia, se pueden considerar los siguientes factores

    • Factores cuantitativos: se hará referencia al proceso de producción, con la utilización de los recursos humanos, la tecnología y el tiempo necesario para conseguir un resultado.
    • Factores evaluativos: se identificarán todas las actividades realizadas en función de determinados valores como el volumen de ventas, el número de productos devueltos y el control de calidad.
    • Valor adquirido: se consideran los procesos empresariales desde el punto de vista del valor creado, con la obtención de un producto o servicio en relación con los costes incurridos.

    La eficacia, en cambio, puede medirse por el parámetro del rendimiento, es decir, considerando el resultado que se ha producido, como un determinado número de ventas, una gestión concreta, con la consecución de un determinado número de contactos o la prestación de servicios.

    Esto mostrará las diferencias entre lo que se fijó en la planificación y lo que realmente se logró.

    Eficacia y eficiencia empresarial: un ejemplo práctico

    Para comprender la importancia de la eficacia y la eficiencia empresarial en la estructura de una compañía, puede ser útil considerar un ejemplo práctico.

    Imaginemos un negocio de venta al por menor al cliente, en el que el objetivo es obtener un determinado número de contactos diarios.

    Hablaremos entonces de eficacia si el servicio al cliente consigue este resultado, mientras que hablaremos de ineficacia si no lo consigue.

    Si el resultado de las ventas, es decir, el número de productos, es bajo, se habla de ineficiencia, mientras que se dice que una empresa es eficiente si no solo consigue el objetivo, sino que obtiene valor, es decir, ventas de productos o servicios.

    Por qué son importantes la eficacia y la eficiencia de las empresas

    Los conceptos de eficacia y eficiencia empresarial no deben considerarse meramente opcionales, sino que pueden marcar la diferencia a la hora de lograr el éxito empresarial y productivo.

    De hecho, una empresa eficaz tendrá claros los objetivos que quiere alcanzar, y los logrará en el menor tiempo posible y con los recursos más adecuados.

    Además, el equilibrio entre la eficacia y eficiencia dará lugar a un resultado económico acorde con el trabajo realizado y el compromiso del personal.

    Por último, se mejorará la coordinación entre los distintos departamentos y la propia cultura empresarial, reforzando las relaciones entre los departamentos y creando una verdadera identidad entre todos los implicados en el proceso organizativo y productivo.

     

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